Empleabilidad

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¿Qué conlleva producir un concierto?

by Miguel Rodríguez2 marzo, 2016

Ahí queda la pregunta, y no es fácil. Tenemos que saber qué estamos produciendo, lo que conlleva conocer cuánta gente vamos a tener involucrada, qué repertorio vamos a interpretar y qué necesidades conlleva dicho repertorio… ¡y solo estamos calentando!.

Tendremos que hacer un máster acelerado en economía creativa – muy creativa, os lo aseguro – en relaciones laborales, recursos humanos, tributación, algo de programación y negociaciones varias.
Y todo para un evento de dos horas y media como mucho que puede que no salga adelante.

Estamos hablando de organizar un grupo de gente que está preocupada solamente de tocar – y así debe ser – para que otro grupo de gente se siente delante simplemente a escuchar. Atriles, partituras, fotocopias, sillas, sala de ensayos, plan de ensayos, horarios… la repera oiga.

Vamos a ir deshaciendo la madeja poco a poco y, de paso, poner en valor el gran trabajo que hay detrás de las orquestas – sin gestión no hay concierto, recordad – pues si bien el público no tiene ni idea de la paliza de trabajo que hace falta para esas dos horas y media de música, muchos músicos tampoco son conscientes de ello.

Una vez metidos en harina vamos a la primera pregunta, la que va a definir todo lo demás.

¿Para qué se hace el concierto?
Con esto me refiero al motivo de celebración del evento. No es lo mismo un concierto dentro de una temporada de orquesta, una gala lírica o una actuación dentro de un festival de música contemporánea. Parece muy obvio pero las necesidades cambian una barbaridad. ¿Teatro o auditorio? ¿Va amplificado? O la que siempre se intenta evitar, ¿es al aire libre?

Cómo producir un concierto, consejos prácticos Clic para tuitear

Parte 1 – Planificación y Repertorio

Parte 2 – El Presupuesto del Concierto

Parte 3 – Organización de la plantilla de la orquesta

Parte 4 – Plan de Comunicación y Social Media

PLANIFICACION Y REPERTORIO

Como no queremos meternos en un jardín demasiado grande vamos a suponer, para nuestro pequeño ejemplo, que nos llama la institución de turno para hacer una actuación con la que quedar muy bien con sus socios y recaudar fondos. Siendo este el caso podemos deducir una serie de cosas ya de entrada:

Salvo sorpresa, el promotor no va a saber demasiado del tema: Va a querer nombres conocidos y cosas fáciles. Nada de elucubrar con programas musicológicamente perfectos pues pocos oyentes podrán apreciar el trabajo.
Va a haber poco dinero: Mahler o Schostakovich son fantásticos, pero requieren de mucha gente, y eso cuesta dinero. No te alejes demasiado del romanticismo que te vas a pillar los dedos.
No eres importante: Sí, quieren programar un concierto, pero el concierto en sí no es lo importante. Duele, lo sé, pero es así, por lo que mejor aceptarlo de primeras y pedir las cosas con mucho tiempo, ya que tardarán en facilitártelas. ¿Por qué? Porque no eres importante.

Obviamente no todos los lugares serán así, pero por mi experiencia como músico y como gestor un buen número de veces las cosas funcionan de esta manera.
Quedan excluidos de este razonamiento proyectos de orquestas profesionales estables y con un presupuesto anual. Precisamente son estas las instituciones que deben demostrar todas las posibilidades de una orquesta profesional – y hay que añadir que ahora mismo muchas lo están haciendo y muy bien.

Resumiendo, hay poco dinero y debe de ser un repertorio formado por obras conocidas o al menos de autores famosos, y por supuesto ameno para el público. Mozart, Beethoven, Haydn o Mendelssohn son nombres que nos pueden servir bien.

Dvorak o Tchaikovsky son fantásticos pero requieren de más músicos, por lo que para este experimento podemos plantear un programita muy divertido como puede ser el siguiente:

Mozart: Obertura de Cosi fan Tutte 12.10.8.6.4- 2.2.2.2 – 2.2.0.0 – Tmp (4’30’’)

Prokofiev: Sinfonía Nº1 “Clásica” 12.10.8.6.4 – 2.2.2.2 2.2.0.0 – Tmp (15’)

Beethoven: Sinfonía Nº7 12.10.8.6.4 – 2.2.2.2 – 2.2.0.0 – Tmp (40’)

*Los números son el número de músicos por sección, ordenados de agudo a grave empezando por la cuerda seguida por viento madera, viento metal y percusión.

Como podéis ver queda un programa muy simpático con una primera parte cortita y una sinfonía de peso en la segunda. Y sin una plantilla demasiado grande, que con 53 personas lo tenemos solucionado.

Ya tenemos una base sobre la que trabajar para empezar a tirar cifras al aire a ver si nos cuadran o no las cuentas.

EL PRESUPUESTO DEL CONCIERTO

Ya hemos sido lo suficientemente listos como para ahorrarnos un posible solista a la hora de confeccionar el programa, por lo que solamente tenemos que contar con el número de músicos total – que habíamos quedado que eran cincuenta y tres – y el director.

¿Y ya está ? Nada más lejos de la realidad.

A esta cifra habrá que añadirle coste de sala de ensayos, percusión, partituras, fotocopias y, en este caso, alquiler de partituras y derechos de autor. Ya sé que íbamos a hacerlo en plan barato, pero como ejemplo nos vale para tener que ponernos de acuerdo con la SGAE, que es algo importante a la hora de planificar conciertos.

Bien, empecemos los cálculos. Lo normal es que al músico, al contrario que en otras especialidades como el teatro, se le pague por servicio, y no por actuación. Por ello lo primero es acordar el plan de trabajo :

Contaremos con 1 primera lectura y 3 ensayos además del ensayo general y el concierto, haciendo un total de 6 servicios.

Ya que estamos ejemplificando, hagamos las cosas bien, por lo que pagaremos 60€ brutos por servicio, que multiplicado por 6 servicios y los cincuenta y tres músicos… nos da la friolera de 19.080€, a lo que hay que sumar el pago de la seguridad social por parte de la empresa, pero eso es meterse en camisas de once varas que solamente nos van a liar y a hacer crecer la cifra. Simplemente tenedlo en cuenta a la hora de hablar con una asesoría para este tipo de proyectos, ya que existen otras maneras de contratación como los autónomos.

Las finanzas de preparar un concierto sinfónico Clic para tuitear

Afortunadamente el grueso del dinero ya está calculado, pero ahora hay que pensar en otra figura muy importante: la del director. Evidentemente aquí podemos imaginarnos contar con un estudiante que no nos cobra o con Ricardo Muti… Para acelerar el proceso vamos a contar con que el director está comprometido con el proyecto y cobra solamente 3.000€ por la semana de trabajo.

Brevemente :

6 servicios x 60 € por servicio x 53 músicos = 19.080 € presupuesto en músicos.
Semana de trabajo del director = 3.000 €
——————————————————————
Total presupuesto músicos y director = 22.080 €

Ahora desglosaremos el resto de gastos:

Sala de ensayos: En Madrid se pueden conseguir buenos sitios por unos 100€/día, por lo que contaremos con unos 200€ + IVA
Auditorio: Al ser un evento para el que nos contratan entendemos que la sala de conciertos la alquila el promotor. Si no habría que estudiar la mejor solución para nuestro bolsillo teniendo en cuenta localización, aforo, precio…
Percusión: Necesitaremos un buen juego de timbales, que alquilados para todo el proyecto pueden costar 1.000€ + IVA
Copistería: Tendremos que hacer copias de todas las partituras, por lo que dejaremos unos 150€ para copias.
Alquiler de partituras y pago a SGAE: Habrá que tener en cuenta si las partituras son de alquiler o no, ya que de serlo habrá que pagar el alquiler correspondiente. En cuanto a la SGAE suele solucionarse con un 10% de la taquilla, por lo que sería el organizador quien tendría que lidiar con ello.
Montadores: Podemos hacernos cargo del escenario nosotros como organizadores, pero necesitaremos al menos a una persona que se encargue de esté todo listo para que los músicos puedan sentarse a tocar. Contaremos con una sola persona que cobre algo menos que un músico, 260€ brutos.
Administración: Habrá que contratar una asesoría/gestoría para que nos lleve todo el tema burocrático. Podemos dejarlo solucionado con unos 1.500€ externalizando este servicio.
Gerencia: Ahí la forma de gestión, el número de personas y las pretensiones económicas de cada uno juegan un papel fundamental. Lo normal sería que al menos tres personas se hiciesen cargo de un evento de este tipo, por lo que calcularemos 1.000€ por cada uno de ellos.
Fondo para imprevistos: No es aconsejable dejar el presupuesto cerrado al céntimo, ya que si surge un problema el equilibrio económico del proyecto se tambalearía. Mejor dejar un 10% del total destinado a tal fin (seguro que le acabáis dando uso).

A grandes rasgos ya tenemos los coste totales de lo que supondría el concierto en sí, ascendiendo a una suma de alrededor de 30.000€. ¡Menos mal que había poco dinero!

Como esto es un simple ejercicio no vamos a sacar aquí la hoja de Excel y la calculadora para repasar los números concienzudamente, entre otras cosas porque seguro hay cosas que no hemos contemplado – ¿Redes sociales? ¿Publicidad por nuestra cuenta?.

Por otra parte también es posible que haya partidas de las que se pueda reducir un poco, o mucho, dependiendo de nuestra pericia y de los medios con los que contemos de partida.

¿Es barato un concierto de orquesta? Clic para tuitear

No sé si es la cifra que estabais esperando que costase una sola actuación, pero hay que admitir que hemos sido bastante idílicos a la hora de trabajar las cuentas.

Habitualmente no se llega a estas cifras en conciertos de este tipo, obligando a la orquesta a reducir costes si quiere hacer el concierto. Ése es el momento en el que el gerente ha de plantearse hasta qué punto interesa hacer el proyecto – si es muy interesante puede que ganemos en publicidad, relevancia, una futura contratación… – lo cual convierte una posible pérdida en una inversión.

Como veis las posibilidades son muchas, pero de momento esto no ha hecho más que empezar ya que ahora, en caso de que nos den de paso el presupuesto y nos contraten, empieza el trabajo de verdad.

Son muchas y muy variadas las partidas a tener en cuenta para preparar un presupuesto, y más que podríamos añadir para otro tipo de proyectos – iluminación, microfonía, etc.
Sin embargo esta andadura no ha hecho más que comenzar y ahora nos enfrentamos a otro gran problema que puede causar mil quebraderos de cabeza:

ORGANIZACION DE LA PLANTILLA DE ORQUESTA

Habíamos quedado en contar con 53 instrumentistas totales, algo asequible y hasta cierto punto manejable… al menos en principio. Como el tema es muy complejo vamos a fijar una serie de estrategias básicas para encontrar a nuestros músicos:

Pertréchate de un buen número de contactos: Habrá cuerdas que consigas muy rápidamente y otras que tardes más porque no encuentres gente que pueda. Como mínimo cuenta con tres nombres por cada puesto, lo que para este supuesto significa una lista de unos 130-150 nombres. Ahorrarás tiempo y dolores de cabeza más adelante.
Selección: Elige la plantilla “titular” y los recambios por orden de llamada según vayas obteniendo negativas, que las obtendrás. De esta manera tendrás el trabajo automatizado.
Sé profesional: No estás llamando a tus amigos, estás llamando a músicos para un proyecto profesional. Procurar hacer un grupo unido y agradable es una prioridad, qué duda cabe, pero siempre intentando contar con los mejores, aunque sean compañeros solamente y no íntimos amigos.
Prepara un mail de invitación: Envía toda la información posible a los músicos que quieres que vengan. Es importante que sea claro y directo, pues algunos no lo entenderán y otros pensarán que no va con ellos la cosa.
Copia oculta: Si haces un mail genérico, pon en copia oculta a los músicos. Puede que tú tengas sus contactos pero eso no quiere decir que ellos quieran que todo el mundo los tenga.
Fecha límite: Deja claro hasta qué día pueden contestarte, pues habrá algunos que no lo hagan directamente.
Segunda fila: Una vez pases a los siguientes nombres en tu lista sigue el mismo mecanismo pero cuidado, el tiempo apremia.

Como cualquiera puede imaginarse, este proceso es tedioso y requiere estar atento a los mails para ir anotando las respuestas e ir avanzando en la lista, por lo que recomiendo que se reparta entre dos o tres personas para aliviar la carga. No obstante llegará un momento – y si no, mi más sincera enhorabuena – en el que será necesario empezar a llamar por teléfono. Ahí es cuando el sálvese quien pueda impera, y el que primero diga que sí se lo lleva. Puede parecer injusto, pero cuando te plantas en el día antes del primer ensayo lo único importante es cerrar la plantilla y por lo general todo el mundo lo entiende.

Lamentablemente tener definido el listado de todos los músicos es algo complejo pero necesario para sacar nuestro proyecto adelante. Nunca está de más mandar mails de recordatorio con toda la información la semana de antes del inicio de la actividad, pues siempre hay algún despistado que acaba llamando a última hora, incluso para decir que no puede ir a tocar.

Repertorio, presupuesto, plantilla… ya tenemos lo más importante para llegar y ensayar. Las opciones para la sala de ensayo dependerán de cada ciudad y las posibilidades que ofrezca, pero por lo general en centros culturales suele haber un auditorio que alquilar. Lo mismo para la percusión, atriles y mobiliario, que siempre pueden alquilarse o pedirse prestado haciendo un convenio de colaboración con algún centro de enseñanzas musicales.

Ya no hay tiempo de más planificaciones. Empieza la semana de trabajo.

Ya empieza la semana de trabajo… ¡pero falta un detalle importante! Ya se acerca la fecha del concierto y estamos con la plantilla casi completa. Las cuentas cuadran, los tiempos se van cumpliendo y hemos demostrado tener todo bajo control. ¿Qué toca ahora?

Promoción del concierto.

Puede que alguno se pregunte por qué hay que dar bombo a un evento privado en el que ni nos tenemos que preocupar de vender entradas ni de atraer público. Este planteamiento es cierto, pero demostraríamos tener unas miras muy cortas si no aprovechamos la oportunidad para maximizar su impacto.

Para bien o para mal en la sociedad actual no importa tanto lo que hagas sino lo que parece que haces. No me malinterpretéis, soy el primer valedor del trabajo duro, la constancia y las cosas bien hechas, pero la mujer del César no solo tiene que ser honrada sino parecerlo, lo que en nuestro caso se traduce en no solo ser una gran agrupación que trabaja bien, cuida a sus músicos y ofrece conciertos de primera, sino también ofrecer esa imagen. No es vender humo, sino poner la guinda al pastel.

Puede que alguno se siga preguntando para qué queremos hacer esto. Simplemente se trata de dar a conocer nuestra actividad de forma que otros puedan interesarse por ella en el futuro. La institución que nos ha contratado no es la única en el mercado que puede montar este tipo de saraos, y es tremendamente interesante – y casi obligatorio para nuestra supervivencia – que otros futuros contratantes nos identifiquen como la agrupación con la que hay que contar para estas actividades. Es más fácil encontrar trabajo trabajando que estando en casa sin hacer nada.

Con esto en mente podemos ponernos a redactar un completo

PLAN DE COMUNICACION Y SOCIAL MEDIA

Hemos de centrarnos en los objetivos, el target de público, el mensaje, las acciones, etc… pero para un evento puntual como es el caso – en el que el presupuesto no da para mucho como ya hablamos en su momento – quizá sea más acertado centrarnos en algo más práctico y sobre todo más sencillo – básicamente porque lo del primer párrafo de tener todo bajo control y cumplir plazos es una mentira como una catedral, ojalá fuera tan fácil. Por ello, y sin ser un especialista en la materia, os ofrezco los siguientes consejos:

Pregunta al productor: Antes de empezar ponte en contacto para ver si al productor del concierto le parece bien lo que hayas planeado, ya que al fin y al cabo es quien te contrata.
La unión hace la fuerza: Si al productor le parece bien lo mejor es hacer una comunicación los dos juntos, maximizando esfuerzos y logrando llegar al público objetivo de cada una de las organizaciones.
Contactos: Si para hacer la plantilla necesitabas muchos contactos, para esto también. Ten en cuenta que los medios los hay de muchos tipos, por lo que deberás hacer una preselección de aquellos que más te puedan interesar.
Temporaliza: Piensa que las noticias son inmediatas, no a meses vista. Si tu objetivo es lograr alguna entrevista si que deberás gestionarla con tiempo, pero si no lo normal es que las cosas interesen dos semanas antes del evento aproximadamente.
Adelántate: No esperes que nadie vaya a redactar una nota de prensa sobre tu maravilloso concierto. Sintetiza en un folio todos los datos del concierto de forma que queden claros y no den lugar a error, porque si publican algo seguramente copien y peguen tu texto. 10 consejos para comunicar mejor tus proyectos musicales Clic para tuitear
Ofrécete: Al final de la nota de prensa ofrécete para ampliar información o proporcionar material gráfico si lo necesitan dando un contacto.
Personal: Hay mil noticias iguales o más importantes que la tuya. Intenta lograr un trato directo con la persona de la que dependa la noticia.
Insiste: Una vez has enviado el mail espera unos días. Si no te contestan reenvíalo– no sé si lo han recibido, puede que haya habido un problema, etc. – y llama por teléfono preguntando por la persona indicada. De normal suele ser gente simpática.
Redes sociales: Dale bombo y pregónalo a los cuatro vientos. Intenta que personas con muchos seguidores repitan la noticia para llegar a más gente.
Focaliza: No se puede llegar a todo, por lo que no te desesperes. Más vale poco y bien que mucho y mal.

Pues ya hemos cubierto una etapa más del camino… ahora sí que sí estamos preparados para el trabajo de verdad: comienzan los ensayos.

¿No has leído las etapas anteriores de cómo producir un concierto?

Parte 1 – Planificación y Repertorio

Parte 2 – El Presupuesto del Concierto

Parte 3 – Organización de la plantilla de la orquesta

Parte 4 – Plan de Comunicación y Social Media

Ya tenemos todo listo y preparado para que comiencen los ensayos. La plantilla está cerrada, contamos con sala de ensayos y la campaña de comunicación está siendo un éxito; toca centrarse en que los músicos piensen única y exclusivamente en tocar, y para eso debemos resolver todas sus necesidades de antemano. Esta parte del trabajo es la menos glamurosa probablemente, pero al mismo tiempo es la más obvia y, por tanto, la que menos explicación necesita.

Un par de días antes del primer ensayo es conveniente mandar un mail de recordatorio a todos los integrantes de la plantilla con direcciones, teléfonos de contacto y toda la información que consideremos relevante. Nunca está de más hacer esto pues siempre puede haber alguien más despistado al que se le haya pasado algo importante. Más vale prevenir que curar.

Cómo organizar un concierto y no morir en el intento Clic para tuitear

El primer día de ensayos debemos llegar una hora y media aproximadamente antes de la citación a los músicos. A menos que contemos con montadores, el escenario estará sin preparar así que tendremos que ponernos manos a la obra y disponer todo como necesitemos. Obviamente habrá que ponerse de acuerdo con el director para la colocación de la orquesta, algo que podemos hablar al tratar el plan de ensayos. Si hemos alquilado percusión también tendremos que coordinarnos con ellos para dejarlo todo listo para cuando lleguen los músicos.

El siguiente paso será colocar las partituras en los atriles, aunque siempre es interesante poder dejar una copia a los músicos para que puedan estudiar antes del primer ensayo. Así ahorraremos tiempo y lograremos un mejor resultado, matando dos pájaros de un tiro. Una vez colocadas las partituras sería conveniente tener un listado del reparto de atriles para la cuerda, colocando varias copias alrededor de la sala para que cada uno se pueda orientar.

orquesta producir concierto

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Si hemos calculado bien el tiempo habrán pasado unos cuarenta y cinco minutos entre montaje, reparto de materiales, colocación de percusión y cualquier posible retraso o imprevisto. En este momento empezarán a aparecer los primeros músicos para calentar, por lo que los saludos y las aclaraciones de última hora ocuparán este rato. Es conveniente contar con una hoja con todos los contactos de los integrantes de la plantilla, así como haber facilitado un móvil de contacto para emergencias a los instrumentistas.

Antes de empezar el ensayo presentaremos al director y explicaremos la dinámica de trabajo, descansos y demás información importante. Sin embargo no debemos dejar que esto interfiera con el ritmo de trabajo, por lo que también podremos aprovechar las pausas para hacer los anuncios pertinentes. Es importante que todo el mundo tenga toda la información posible para así evitar problemas posteriores.

El resto de días no hace falta llegar con tanta antelación pues por lo general el escenario ya queda montado y no hay que preocuparse al respecto. El trabajo se irá desarrollando con mayor o menor éxito hasta que por fin llegamos al quid de la cuestión, la razón de por qué hemos realizado todos estos esfuerzos: el día del concierto.